Дек
27
2016

Эффективный японский метод Кей Джея для упорядочения мыслей и поиска решений

Хорошо ли иметь в голове слишком много идей? Вероятно, не так уж плохо. Но если вы когда-либо были перегружены информацией, с трудом ориентируясь в огромном потоке сведений, не зная с чего же начать – в то время как все новые и новые идеи и факты продолжают вас осаждать – тогда вы, вероятно, задавались вопросом: как эффективно использовать все эти идеи?

Когда информации слишком много, очень трудно ее рассортировать и упорядочить так, чтобы можно было быстрее и легче найти верное решение. Даже если у вас возникла тысяча идей в поисках решения проблемы или просто при анализе какой-либо ситуации, но при этом вам предстоит работать с большими объемами информации из разного рода источников, вы рискуете потратить огромное количество времени, пытаясь связать воедино все разрозненные сведения. И чтобы не терять драгоценное время, выуживая из хаоса разрозненных фактов и идей нужную информацию, вы можете воспользоваться связующей схемой.

Связующая схема, известная также как KJ (Кей Джей) метод, названный так в честь его создателя Кавакиты Джиро (японского антрополога), помогает синтезировать большое количество сведений и устанавливать связь между идеями и фактами. Затем данная информация постепенно выстраивается в смысловые группы. После того как информация упорядочится, можно будет яснее разглядеть ситуацию, начать ее анализ или искать решение проблемы.

image1_Che

Связующие схемы могут быть использованы для того, чтобы:

  • Найти общие темы в большом количестве информации
  • Обнаружить невидимую прежде связь между различными идеями и обрывками информации
  • Выявить основные причины проблемы и найти способ ее решения

Поскольку решение большинства задач в начале сопровождается разрозненными идеями и мыслями, в подобных случаях связующая схема нашла самое широкое применение. У вас могут возникнуть десятки идей. И поскольку подобные идеи не будут подвергнуты цензуре или какому-либо редактированию, большинство идей будут по сути одинаковыми и многие из них будут также тесно связаны друг с другом. Связующая схема помогает группировать все эти идеи по темам.

Из хаоса спонтанно возникающих идей, вырисовываются общие нити, которые объединяют идеи и факты в отдельные группы. После такого синтеза гораздо легче найти верное решение проблемы или выявить самую лучшую идею. Вот почему связующие схемы так эффективны и Союз японских ученых и инженеров считают их одним из «семи инструментов управления/менеджмента».

Однако связующие схемы применяются не только в случае наплыва идей. Вы также можете ими воспользоваться когда:

  • Решение проблемы вовсе не является очевидным
  • Вы хотите достичь консенсуса или принять решение, но при этом у вас целый ряд альтернатив для рассмотрения, концепций для обсуждения, идей, которые нужно связать, и ряд мнений, которые необходимо учесть
  • У вас большой объем информации, с которым нужно работать

Ниже вы найдете подробное руководство по использованию связующих схем, а также простой пример, который поможет понять, как работает такая схема.

Как пользоваться инструментом

1. Опишите проблему

«Качество услуг служб поддержки клиентов ниже стандартного уровня»

2. Какие идеи возникают у вас касательно этой ситуации? Напишите каждую идею на отдельном листочке или на магнитно-маркерной доске.

Не забудьте:

  • Акцентировать внимание на значительном количестве идей
  • Подождать с решением проблемы
  • Дополнить идеи других

image2_Che

3. Распределите идеи по темам, задав вопрос:

  • Какие идеи/утверждения похожи?
  • Связана ли та или иная идея с другими?

Если вы работаете в команде:

  • Создайте команды по 3-4 человека
  • Распределите идеи по темам, но сделайте это в тишине, чтобы чьи-либо комментарии не влияли на мнение остальных
  • Продолжайте перемещать карточки, пока не будет достигнут консенсус

image3_Che

4. Постарайтесь достичь консенсуса во всей группе

  • Обсудите значение каждой группы идей
  • Продолжайте обсуждение, пока не будет достигнут консенсус
  • Если некоторые идеи не соответствуют ни одной из тем, расположите их особняком, отдельно от других групп
  • Если какие-либо идеи подходят к нескольким темам, сделайте дубликат карточки и поместите ее в соответствующую группу
  • Постарайтесь ограничить количество тем до 5-9 тем, не более

5. Создайте тематические карточки, (которые можно также назвать связующими карточками или обобщающими разделами-заглавиями)

  • Создайте тематическое название из 3-5 слов, которое будет заключать в себе схожие идеи/утверждения
  • Если вы работаете в команде, обсудите это тематическое название вместе, вслух
  • Напишите эту тему на отдельной карточке и поместите ее во главе группы идей, которые эта тема охватывает
  • Создайте «Главные темы» там, где это необходимо, чтобы сгруппировать «темы»
  • Создайте карточки с «Под-темами» также там, где это будет необходимо

image4_Che

6. Продолжайте группировать темы/разделы, пока вы не найдете самые широкие обобщающие категории.

  • Отметьте линии, соединяющие «Главные темы», «Темы» и «Под-темы»
  • У вас получится иерархическая структура, которая покажет связь между идеями, группами идей, темами и т.д.

Примечание:
Группирование идей по разделам с заголовками, а затем объединение разделов в «Главные темы» в связующих схемах является практическим способом упорядочивания информации, возникающей в результате анализа сложившейся ситуации, поиска ее решения, а также в процессе планирования какой-либо задачи.

Ключевые моменты
Связующие схемы являются эффективным инструментом, помогающим понять и усвоить большие объемы информации. Когда вам необходимо установить связь между идеями и фактами, осуществляя переход от детальной информации к более общим темам, вы получите более четкую картину происходящего. В следующий раз, когда вы столкнетесь с большим объемом информации или множеством идей и почувствуете растерянность от избытка сведений, воспользуйтесь методом связующей схемы, чтобы установить скрытую связь между идеями и фактами. Когда вы не видите леса в целом, а только каждое дерево в отдельности, связующая схема это именно то, что вам нужно, для того, чтобы снова сфокусировать свое внимание на целом.

***
Для Вашего удобства вышеизложенная информация «упакована» в брошюру, которую Вы можете скачать, распечатать, поделиться с друзьями.

Ставьте «лайк», если Вам понравилась статья и Вы хотите продолжения.

***

Москва, 27 декабря 2016 г., авторский материал, дизайн и оформление документа подготовлены специально для сайта www.vcherdantsev.ru

Миниатюра взята из открытого доступа. «Lamp Icon» by Floris Dekker: https://dribbble.com/

Оставить комментарий

Вы должны быть авторизованы для того, чтобы оставить комментарий.